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Para muchas empresas, la herramienta que utilizan para administrar la información es el correo electrónico. Al enviar los documentos no se tiene una idea muy precisa de cómo sacar mejor provecho a la información que contienen ni el tipo de seguridad y acceso que deben de tener los documentos que en la mayoría de los casos son para uso Interno. Esta información crítica es la que permite ser más competitivos a las empresas. Desafortunadamente no solo se trata de la información que reside en los correo electrónicos, si no en las laptops, servidores de archivos y en archiveros. Toda esta información le cuesta a su empresa, alguien la creo y lo peor es que esa información no se está explotando. Por éstas y muchas otras razones es muy importante para cualquier negocio que desee ser exitoso, administrar y almacenar sus documentos en un lugar centralizado.
Las empresas de hoy en día necesitan soluciones efectivas y flexibles para la administración de documentos, en pocas palabras necesitan:
- Proveer Herramientas fáciles de usar que permita a los usuarios colaborar efectivamente, requiriendo poca capacitación.
- Mejorar la productividad y operacional de los empleados.
- Reducir los costos de administración y producción aprovechando las aplicaciones adquiridas, tales como office.
- Proveer escalabilidad, confiabilidad y una fácil administración de los documentos.
Funciones
Nuestra solución ofrece una biblioteca en donde administrará sus documentos. Cada biblioteca cuenta con archiveros, los cuales sirven para catalogar la información, por ejemplo, un archivero para mercadotecnia, otro para ventas, otro legal, otro impuestos, otro procedimientos, etc.
Esta biblioteca le permitirá
- Controlar Versiones: Esto solo funciona para Word, Excel y Powerpoint.
- Asignar Privilegios: a cada documento se le asignan privilegios, es decir, quién podrá leer y quién podrá editar el documento.
- Repositorio Central: Se utiliza para almacenar los documento elaborados en cualquier formato, es decir, pdf, autocad, photoshop, corel etc.
- Búsquedas: Encontrar la información es vital es por esto que nuestra solución cuenta con un buscador muy eficiente.
- Acceso vía Internet: La biblioteca puede ser accedida utilizando Internet Explorer.
Requerimientos
- Windows 98 en adelante.
- Microsoft Office 2000 en adelante.
- Instalar software para interactuar con office.
- Conexión a Internet.
- Elegir el plan que se adecue a sus necesidades.
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